Pour qu’une entreprise soit performante, il faut, entre autres, que les employés travaillent rapidement. Sans pour autant leur demander de faire des efforts qu’ils ne sont pas en capacité de faire. La gestion du temps de travail n’est pas toujours simple pour les directeurs. Crier sur les employés, leur mettre la pression pour qu’ils travaillent plus rapidement n’est pas toujours la bonne solution. Dans la panique, des erreurs peuvent être faites et le moral prend un coup. Heureusement, il existe des techniques de gestion de projet pour qu’une équipe puisse travailler efficacement.
Utiliser le diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt est un outil efficace pour représenter visuellement les différentes tâches à effectuer et leur avancée. Il ressemble à un tableau. La colonne de gauche énumère les tâches du projet. En face de chaque tâche, une barre horizontale colorée est affichée. Elle représente la date de début et de fin du projet, et donc sa durée. Cela permet de connaître en un simple regard :
- toutes les tâches à faire ;
- la date de début et de fin ;
- leur durée ;
- l’éventuel chevauchement des tâches.
Comprendre les avantages du diagramme de Gantt est important pour mener un projet à bien et que tout le monde puisse être au courant de ce qu’il faut faire.
Autres techniques officielles
Il existe plusieurs organisations et choses à savoir pour être efficace au travail et ne pas perdre de temps.
- La loi de Pareto : 20% du travail engendre 80% des résultats. Il faut donc savoir prioriser les tâches importantes pour en faire un minimum afin d’obtenir un maximum.
- La loi de Carlson : plus on est interrompu, moins on est efficace. Éloignez les éléments de distraction comme le téléphone portable ou les enfants si possible.
- La loi d’Illich : La concentration ne dure qu’un temps, il est donc important de faire des pauses régulières.
- La loi de Laborit : tendance naturelle à commencer par le plus facile et terminer par le plus difficile. Or, en faisant l’inverse, vous aurez un maximum d’énergie pour faire la tâche complexe. Vous terminerez par le plus agréable.
- La loi de Parkinson : tendance à procrastiner pour faire les choses au dernier moment. Généralement, lorsque l’on a un délai d’une semaine pour faire une tâche, on le fait le dernier jour dans la précipitation. Or, en la faisant dès le début, vous aurez le temps donc la tâche sera plus approfondie, et vous libérerez du temps pour faire autre chose. Une fois que la tâche est faite, ce n’est plus une préoccupation.
Améliorer la cohésion d’équipe
En étant à la tête d’une équipe qui travaille bien ensemble, dont les membres prennent plaisir à venir travailler et à se retrouver, le travail se fait plus naturellement, plus facilement et donc plus rapidement. Si les collègues se connaissent bien et s’apprécient, l’entreprise fonctionnera mieux.
Pour améliorer l’ambiance et le moral des employés, plusieurs solutions existent. Vous pouvez organiser des événements comme des apéritifs ou des petits déjeuners. Ou même faire des activités en dehors du lieu de travail, comme une chasse au trésor par équipe dans la nature ou des activités sportives, en équipe pour ne pas encourager la compétition les uns avec les autres.
Organiser des réunions régulièrement permet de mettre le doigt sur des problèmes de l’entreprise et de trouver des solutions. Ces réunions sont souvent longues. Tout le monde les redoute. Certains n’y trouvent pas d’intérêt, d’autres sont mal à l’aise car ils sont timides…
Une méthode serait de faire sortir tout le monde de la pièce, sauf deux personnes qui débattent sur le sujet. Lorsqu’ils ont échangé leurs idées, qu’un fait son apparition et propose ses suggestions. Les autres l’écoutent. Et ainsi de suite. De cette façon, tout le monde peut participer calmement, parler sans être interrompu et la réunion se passe beaucoup mieux. Une réunion courte permet à tout le monde de retourner à son poste rapidement et donc de gagner du temps afin d’être plus productif.